Team „Ordnerstruktur“

Dieses Team wurde von der IT ins Leben gerufen um die Ordnerstruktur „Mauerseglerei“ im Rahmen der Erneuerung unseres gemeinsamen Datenspeichers neu zu gestalten und die nötigen Regeln zu beschließen, damit dieser langfristig erfolgreich benutzt werden kann (siehe u.a. Verhalten im gemeinsamen Datenspeicher).

Gründung & Begründung

Die Aufgaben dieses Teams fallen sowohl in den Themenbereich der IT als auch in jenen des Zuständigen Gremiums für interne Kommunikation (2020 der AK la Vista). Die IT hat hierbei die Federführung übernommen, da sich hier die Projektplanung der Umstellung auf den neuen Datenspeicher befindet als auch das Wissen, wie man einen effizient zu benutzenden Datenspeicher erstellt.

Es gibt allerdings keine allgemeingültige beste Lösung für die Umsetzung eines erfolgreich genutzten gemeinsamen Datenspeichers, da man die Lösung immer auch auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abstimmen muss. Die dafür benötigte Diversität ist unter den Mitgliedern des IT-Kreises nicht zu finden.

Daher hat der IT-Kreis beschlossen ein für diese Aufgabe spezielle zusammengesetztes Team zu gründen, dass die Diversität der Mitglieder in Bezug auf die zu erreichenden Ziele erfüllt.

Ziele

Das Ziel ist (exklusive der Hard- und Software-technischen) die vorausssetzungen zu schaffen, dass die Gemeinschaft einen effizient und kofortabel zu bedienenden Datenspeicher vorfindet.

Die Ziele sind in allgemeiner Form im Artikel Ordnerstruktur beschrieben. Diese beinhalten:

• Anordnung der Dateien und Ordner im Bereich „Mauerseglerei“ und Anordnung Regeln
• Benennung von Dateien und Ordnern siene Namenskonvention
• Regeln zum Umgang mit Dateien und Ordnern, siehe Gemeinsamer Datenspeicher
• Rollen zur Vergabe an Benutzer_innen, sehe u.a. Ordner-Admin
• Berechtigungen, die an Benutzer_innen-Gruppen vergeben werden, siehe Berechtigungskonzept

Planung der Treffen

Wir wollen je Punkt ein (oder wenn nötig mehrere) Treffen abhalten-

• Grundsätzliche Regeln abklären (Vortbereitung durch IT)
  • Gibt es begründete Einwände gegen die besagten Regeln?
  • Gibt es Bereiche in der Struktur, wo es essentiell ist vom genannten Schema abzuweichen?
• Items sammeln und die Struktur erzeugen
  • Brainstorming welche Themen existieren.
  • Sammeln auf Post-Its
  • Aufpicken auf einem flipchart Miro Board in einer Baumstruktur
  • Rotieren und Verschieben
• Berechtigungen vergeben (Regelwerk)
  • Wer ist der Owner des jeweiligen Ordners. Wer hat die Verantwortung für den Unterbereich des Baumes
  • Wer hat Schreibberechtigungen in dem Ordner
  • Wer bekommt (keine) Leseberechtigungen für den Ordner
• Migrationsprozess besprechen
  • Wollen wir einfach die ursprüngliche Datenquelle einfrieren oder wollen wir eine explizite Migrationsphase

Mitglieder

Anforderungen

• Organisieren und strukturieren gerne und gut
• haben ein Verständnis für die Größe einer solchen Datensammlung
• Decken gemeinsam viele Themengebiete ab

Historie

Ich habe am 16.9.2020 ein Mail an die Kreisleitungen (Judit, Tom, Georg, Martin, Moni) ausgeschrieben.
(Betreff: „Berechtigungskonzept und Ordnerstruktur gemeinsamer Datenspeicher)“

Erstvorschlag (veraltet)

• Flo für die Technik, Casa
• Sabine für Gemeinschaft, Vida
• Michaela für Kommunikation, Öffentlichkeit, Vista
• Martin für Finanzen, Marie, Fuhrpark,

Updates

• 4.12.2020
  • Flo für AK la Casa (nun doch, Mail vom 24.11.)
  • Sabine für AL la Vida (Mail 22.10.)
  • Martin für AK Marie (20.9.)
  • Moni (mündlich, Sommer 2020)
  • Michaela (mündlich, Sommer 2020)
• 13.3.2022: nehmen Tom dazu (Bindeglied zwischen IT und neuer Kreis für Struktur)
• 22.3.2022: Michaela verlässt das Team, da die Strukturänderungen im Haus dafür gesorgt haben, dass der Kreis AK la vista nicht mehr existiert, dessen Vertretung sie wahr

Treffen

Diese Liste ist leider etwas unvollständig. Der Output der Treffen ist teilweise in der tatsächlichen Implementierung zu finden und daher nicht protokolliert. Beschlüsse wurden hier oder direkt im Protokoll festgehalten.

• 4.1.2021. Wir haben ein Treffen gehabt und einen ersten Produktiven Output erzeugt:
  Virtuelles Board: https://miro.com/welcome/PHCCkNxhs6tgpYpuVIQqh97Pts2VIDgNFdh8WmGg8oCJDjgWK5I030LjINKsv4hn, https://miro.com/app/board/o9J_lZllSMg=/
• 2021 gab es einige Treffen bevor die Kommunikation zu diesem Thema am 29.3.2021 abreißt. Grund waren intensive Probleme mit WLAN und Internet, die die volle Aumerksamkeit der IT brauchten.
• Am 9. März 2022 hat Adrian das Thema wieder aufgenommen.
• Protokoll 2022-04-11 Team Ordnerstruktur
• Die Aufgaben des Teams werden im Laufe von April und Mai an Ordner-Admins übergeben werden.
• 17.5.2022: Treffen mit den Ordner-Admins (und einzelnen Teammitgliedern. Hiermit endet die Aufgabe des Teams bis auf weiteres und die verbleibenden Teile der Umsetzung gehen in die Hände der Ordner-Administrator_innen und des IT-Personals über.

Weiterführende Artikel

Zuletzt bearbeitet am 21. Juni 2022 von Adrian Kowar