Ordnerstruktur „Mauerseglerei“

ARTIKEL IN ARBEIT

Wir werden im Rahmen unseres gemeinsamen Datenspeichers, den wir 2022 auf einem neuen Fileserver aufziehen werden, eine neue Ordnerstruktur erarbeiten. Dieser Artikel befasst sich ausschließlich mit jenem Bereich, der von der gesamten Gemeinschaft gemeinsam genutzt wird und im Netzwerkordner „Mauerseglerei“ zur Verfügung gestellt wird.

Kurzzusammenfassung

für Mitglieder der Mauerseglerei

• Die Ordnerstruktur wird entsprechend der grundlegenden Konzepte aus dem Artikel Ordnerstruktur (allgemein) erstellt und folgt dem Prinzip: Wir ordnen nach lanzeitlich haltbaren Begriffen (Themen) an und nicht nach zeitlich instabilen Begriffen (Kreise)
• Zugang zur Orderstruktur siehe Netzwerkordner
• Die wichtigsten Regeln:
  • Verhalten im gemeinsamen Datenspeicher
  • Namenskonvention für Dateien und Ordner
  • Ordner Anordnung Regeln
• Weitere Hilfsmittel zum Erhalt der Ordnung
  • Vergabe von Berechtigungen für Dateien und Ordner
  • Erschaffung der Rolle Ordner-Admin

Grundlagen

Folgende Informationen sind bereits im Artikel Ordnerstruktur zu finden

• Begriffsklärung
• Zieldefintion
• Generelle Maßnahmen
• Regelwerk
• Schilderung bisheriger Probleme

Konzept

Aus allgemeinen Überlegungen und den vorangehenden Problemen mit der Cloud-Gennesaret (Details siehe Datenspeicher Umstellung 2022) lernen wir insbesondere, dass wir unsere Ordnerstruktur nicht mehr auf Begriffen aufbauen wollen, die definitv ein Ablaufdatum haben, wie es mit den Arbeitskreisnamen der Fall war. Stattdessen werden wir die Ordnerstruktur auf Begriffen aufbauen, die langfristig Bestand haben. Daher wollen wir vor allem von einer Strukturierung nach Themen (Haus, Garten, Buchhaltung, etc.) gebrauch machen.

Beispiel

Hier ein illustrierendes Beispiel zum Einstieg (Achtung veraltet! Stand 2020):

• Mauerseglerei
  • Betrieb
    • Finanzen
    • Recht
  • Haus und Grund
    • Innenräume
    • Außenraum
    • Haustechnik
  • Verein
    • Organisationsstruktur
    • Beschlüsse
  • Gemeinschaft
    • Prinzipien
    • Events

Ausarbeitung

Das mit der Ordnerstruktur im Bereich „Mauerseglerei“ verbundene Arbeitspaket zuzüglich einiger allgemeiner Regelungen für den Umgang mit Daten der Mauerseglerei wurde 2020 einem eigens geschaffenen Team übergeben, da wir (die IT) unsere eigene Diversität im Kreis als nicht groß genug empfunden haben um dieser Aufgabe ordnungsgemäß nachkommen zu können.

Alle Informationen zur Gründung, Zielen, Mitgliedern und dem Fortschritt um Artikel Team „Ordnerstruktur“.

Wir haben über weite Zeiträume mit Miro gearbeitet, ehe wir die Ordnerstruktur direkt am Netzlaufwerk umgesetzt haben. Dabei sind mehrere Beispiel-Ordnerstrukturen entstanden. Einzusehen unter https://miro.com/app/board/o9J_lZllSMg=/ (Link noch gültig am 8.7.2022)

Die weitere Ausarbeitung verfolgen derzeit die Ordner-Admins.

Probleme

Auf den Blick sieht diese Aufgabe eine Ordnerstruktur zu erstellen sehr einfach zu bewerkstelligen aus. Finanzen sind Teil des Betriebs, Rechnungsn sind Teil der Finanzen usw. Worum muss man sich also noch Gedanken machen?

Hier ein paar typische Fragestellungen:

• Elemente verschiedener Taxonomien (im Sinne von Klassifikationssystematiken)
  Ein Beispiel: Sowohl im Bereich Finanzen, als auch im Bereich Gemeinschaft wird es Beschlüsse geben. Ist Beschlüsse jetzt ein Unterordner in jedem der beiden genannten Ordner? Und was macht man, wenn man Beschlüsse im Bereich Controlling und im Bereich Rechnungswesen hat? Haben die beiden Unterordner dann auch Order für Beschlüsse? Oder verwenden die einen Beschlussordner der weiter oben in der Hierarchie ist mit? Oder sollte man einen ganz anderen Weg gehen und auf alleroberster Ebene einen Beschlussordner einführen? Hierbei wäre der Vorteil sicher, dass man für die Sortierung der Beschlüsse eine ganz andere Anordnung wählen kann als in den Themen-Ordnern, z.B. chronologisch. Protokolle sind ebenfall eine derartige Objektklasse.
  Viele Überlegungen unter Ordner Anordnung Regeln
• Tiefe oder Breite
  Z.B. ist die Haustechnik ein Teil von Technik? Ist die IT ein Teil von Haustechnik, oder ein Teil von Technik? Oder ordnen wir Elektro, Sanitär, Klima, IT flach nebeneinander an?
• Überschneidende und ähnliche Begriffe
  Z.B. sagen wir Buchhaltung oder Rechnungswesen?

Inhaltliche Überlegungen

Im Laufe der Zeit kamen wir auf einige explizitere Auslegungen der bekannten Regeln:

• Anordnungsregelung: „Wie“ vor „Was“, also der Umgang mit einer Sache kommt vor der Sache selbst, z.B. „Wartung“ kommt vor „Elektro“. Dies deckt sich mit der Anordnungsregel Intuitivität aus unserer persönliuchen Wahrnehmung heraus.

„Finale“ Implementierung

Final ist immer etwas relativ. Nichts ist in Stein gemeißelt, aber es ist eine gute Orientierung.

Allgemeiner Kommentar: Es ist eine Streitfrage in wie weit man die Regel „Ein Ordner (und damit Begriff) beschreibt eine eigenschaft aller beinhalteten Elemente“ biegen darf. Unter den Ornder-Admins kam Teilweise die Meinung auf, dass wenn ein Objekt in einem Ordner gesucht wird und mehrere unpassende Ordner darin sind der User schon den besser passenden wählen wird.“

Hier st der Stand vom 7.7.2022:

• Gemeinschaft
  • Aktivitäten
    • extern (Kritik: beinhaltet auch minimal-externe Projekte wie Foodcoop)
    • intern
  • Gemeinschaftsflächen (Kritik: Endlos langer Name und Redundanz)
    • Außenbereiche
    • Erschließungsflächen
    • Gemeinschaftsräume (Kritik: Triple-Redundanz)
  • Vereinbarungen
    • Gesprächskultur
    • Hausordnung (ewiger Streitpunkt wo das hin soll. Braucht Argumentation)
    • Nutzungsvereinbarungen
    • sonstige
  • Vision
• Hausverwaltung (ehemals „Betrieb“)
  • Finanzen (Kritik: Der Begriff umfasst Verträge, Recht, etc. nicht)
    • Aufträge
    • Buchhaltung
    • Controlling
    • Finanzamt
    • Jahresabschlüsse
    • Rechnungsprüfungen
    • Regelungen
    • Vermietung (ist kein reines Finanzthema)
    • Versicherungen (kann man als Verträge und Rechtsthema auffassen)
  • Technik
    • Bauprojekte
      • Projekte nach Datum
    • Dokumentation
      • Aufzug
      • Baufirma
      • Brandschutz
      • IT (Hausinfrastruktur)
      • …
    • Reparaturen
      • Fälle nach Datum
    • Wartungen
      • Aufzug
      • Blitzschutzanlage
      • …
• Organisatuinsstruktur
  • Aufgabenverteilung (Dieses Thema wird von Moni im Bereich Organisationsstruktur gesehen, weil es auch eine Solidaitätsfrage ist, aber vorallem was mit Kreisen zu tun hat)
  • IT (Datenorganisaion und -präsentation)
  • Kommunikation
    • Hauspost
    • Kommunikationskanäle
    • Öffentlichkeitsarbeit
  • Kreise
    • jeder Kreis und jedes Team hat hier einen Ordner
  • Kreisübergreifend
    • Organigramm
  • Soziokratie
    • Dokumentation
    • Weiterentwicklung
• Verein (Anmerkung: Durch die Anpassung der Statuten an die Soziokratische Methode werden Verein und Organisationsstruktu verschmelzen)
  • Budget
  • Generalversammlung
  • Geschäftsordnung
  • Jahresberichte
  • Meldungen Vereinsbehörde
  • Mitgliederakquise
  • Statuten

Diese wird hoffentlich im Laufe des Sommers 2022 quasi finalisiert deren Rumpf hier laufend dokumentiert werden.

Weiteres Vorgehen

• 2022-06-22 Wir haben beschlossen, dass wir mit der Abschaltung der Cloud und der Befüllung des Fileservers fortfahren auch wenn wir der Meinung sind, dass die Ordnerstruktur noch nicht zufriedenstellend ist. Wir werden uns nochmals alle zusammen treffen. Adrian soll einen Doodle ausschicken für Sommer.
  • Finanzen ist kein guter Überbegriff
  • Hausordnung, Nutzungsvereinabrungen (gefährlicher Begriff) oder besser gesagt Vereinbarungen ist fragwürdig positioniert
  • Verein Mitgliederakquise wirklich unter Verein? (eher Gemeinschaft oder Org.Struktur
  • Kommunikation wurde gerade in Organsisationsstruktur verschoben. Besser?

Berechtigungen

Entsprechend der Konzepte aus Berechtigungen für Dateien und Ordner teilen wir Usergruppen via Berechtigungsgruppen den Ordnern (und damit verbundenen Berechtigungen) zu.

Initial haben wir folgende Usergruppen und Ordner (ab //files.mauerseglerei.at/Mauerseglerei und die Kreisordner werden nicht explizit erwähnt.

• Leitungskreis
• Kreis Hausverwaltung
• Kreis Gemeinschaft
• Kreis Struktur
• Kreis 01
• Kreis Garten
• Team Anlaufstelle für Sorgen
• Team Aufgabenverteilung
• Team Beschattung
• Team Foodcoop
• Team Fuhrpark
• Team Haustechnik
• Team Ordnerstruktur
• Team Unterkunft
• Team Vermietung

Weiterführende Artikel

Zuletzt bearbeitet am 8. Juli 2022 von Adrian Kowar