Ordner Anordnung Regeln

Verschiedene Maßnahmen sind notwendig um eine gute Ordnerstruktur zu erstellen. Eine davon ist ein Set an Regeln, wie die Ordner innerhalb des Dateibaumes anzuordnen sind. In diesem Artikel werden keine inhaltlichen Aspakte behandelt, wie etwa im Artikel Ordnerstruktur „Mauerseglerei“, sondern allgemeingültige, abstrake Richtlinien.

Kurzfassung

4 „harte“ (objektiv und verpflichtend) Regeln:

• Gruppiere alles, was eine gemeinsame Eigenschaft hat in Ordnern.
• Ordner beschreiben mit ihrem Namen ausnahmslos alle beinhalteten Dateien.
• Der Begriff, den jeder Ordner repräsentiert, ist unteilbar. Wenn dies möglich ist wird der Ordner in mehrere Ordner aufgeteilt.
• Einmaligkeit: Pfade dürfen keine Begriffe mehrmals beinhalten und sind auch keine Permutationen anderer Pfade.

„weiche“ (subjektiv und erwünscht) Regeln mit Absteigender Priorität:

• Nachhaltige Anordnung
• Intuitive Anordnung
• Wiederverwendung von bestehenden Mustern
• Balance aus Breite und Tiefe

Weitere Informationen und Details zu den Regeln weiter unten.

Begriffe

Um diesen Artikel zu verstehen ist es unbedingt notwendig zu wissen was eine Ordnerstruktur ist und die wichtigsten Begriffe aus diesem Umfeld zu kennen. All dies ist im Artikel Ordnerstruktur beschrieben.

Wenn wir im folgenden von Objekten reden können sowohl Ordner als auch Dateien gemeint sein.

Zusätzlich zu den im Artikel Ordnerstruktur definierten Begriffen brauchen wir in diesem Artikel die folgenden:

• Taxonomie: ein Modell, eine Systematik, ein Klassifikationsschema, mit dem Objekte nach bestimmten Kriterien klassifiziert werden, also in Kategorien oder Klassen eingeteilt werden können. Taxonomien können Stufen besitzen, wie etwa Apfel und Birne gemeinsam in der Klasse Obst sind und Obst und Gemüse gemeinsam in der Klassen Nahrungsmittel sind. Auf dieser Website haben wir den Vorteil, dass wir für einen Satz an Artikeln verschiedene Taxonomien unabhängig von einander verwenden können, z.B. Kategorien und Stichworte. Diesen Luxus hat man bei einem baumförmigen Dateisystem nicht. Hier muss man die verschiedenen Taxonomien gegen einander abwägen und jene (zuerst) anwenden, die einem besser zu den Zielen passend erscheint.
• Klasse: Jeder Ordner repräsentiert ein Objekt einer Klasse oder selbst eine Klasse bzw. maßgeblich charakterisierende Eigenschaft für die Objekte darin.
  Beispiele; Erster Fall: Ein Ordner heißt „Jänner“, dann ist er ein Objekt der Klasse Monate. Oder anders ausgedrückt: Diese Objekte haben die Eigenschaft, dass sie Monate sind.
  Fall zwei: Ein Ordner heißt „Rechnungen“, dann sind die darin enthaltenen Objekte von der Klasse Rechnungen.
• Kinder: Jene Objekte, die sich direkt innerhalb des betrachteten Ordners befinden.

Ziele

Die grundlegenden Ziele sind im Artikel Ordnerstruktur detailliert beschrieben.

Regeln

Regeln zu der Benennung einzelner Dateien und Ordner sind im Artikel Namenskonventionen zu finden. Im folgenden geht es um die Methodik, die Angewandt wird um an eine sinnvolle Anordnung der Objekte zu kommen.

4 „harte“ Grundregeln

Diese vier Regeln bilden das Grundgerüst einer funktionierenden baumfürmigen Ordnung. Sie sind so formuliert, dass sie das kleinstmögliche Set an Regeln bilden und dennoch alle Eventualitäten abdecken.

• Gruppierung
  Dateien/Ordner mit übereinstimmenden Eigenschaften kommen in einen gemeinsamen Ordner.
  
  -> Man kann eine Baumstruktur herstellen. Es existiert ein Pfad vom Stamm bis zur Datei.
  -> Konsequenz: Aufteilung der Objekte in separate Ordner, wenn keine Gemeinsamkeit
  

• Beschreibung
  Ordnernamen reflektieren eine gemeinsame Eigenschaft aller enthaltenen Dateien.
  
  -> Man erreicht die prinzipielle Auffindbarkeit von Dateien
  

• Unteilbarkeit
  Ordnernamen reflektieren eine gemeinsame Eigenschaft der enthaltenen Dateien.
  
  -> Konsequenz: Wenn ein Ordnername zwei oder mehrere Eingenschaften repräsentieren würde, muss aufgespaltet werden, d.h. je ein Ordner per Eigenschaft. Wenn diese Eigenschaften der gleichen Klasse angehören, dann wird in nebeneinander stehende Ordner aufgetrennt. Wenn diese Eingenschaften unabhängig sind, dann werden diese Ordner in einander geschachtelt.
  

• Einmaligkeit
  Jede Eigenschaft kommt entlang eines Pfades nur einmal vor, jede Kombination von Eigenschaften nur einmal in der Baumstruktur und jede Datei auch nur einmal.
  
  -> Konsequenz 1: Es können keine zwei Pfade existieren, die Permutationen (Vertauschung von Ordnern in der Reihenfolge) von einander sind.
  -> Konsequenz 2: Redundanzen im Pfad sind verboten
  -> Konsequenz 3: Wenn Begriffe in einem Ordner sich überschneiden, muss dies aufgelöst werden.

„weiche“ Regeln

IN ARBEIT

Diese Regeln nenne ich so, weil sie einen subjektiven Ermessensspielraum beinhalten:

• Nachhaltige Reihung
  Die Abfolge von Ordnern, also der Eigenschaften und Klassen, die sie repräsentieren, soll so erfolgen, dass jene, die langfristig Bestand haben, früher im Pfad (also näher am Wurzelverzeichnis des Dateibaums) kommen sollen und jene, die sich öfter mal ändern, später im Pfad (d.h. näher an den Blättern des Baumes).
  Dies hat sich ganz besonders beim Bau der Ordnerstruktur „Mauerseglerei“ bemerkbar gemacht, wo beschlossen wurde, dass pimär nach Themen sortiert wird und nicht mehr nach den in ihrem Zeitlichen Bestehen begrenzten Arbeitskreisen.
• Intuitive Reihung
  Wenn mehrere Ordner (als Repräsentanten von Eigenschaften und Klassen) in all ihren Permutationen gleichermaßen sinnvoll erscheinen, dann ist jene zu wählen, die dem durch den Dateibaum navigierenden und potentiell etwas Suchenden User zuerst jene Ordner anzeigt anhand derer dieser am wahrscheinlichsten eine Entscheidung treffen kann, wie dieser nun fortfährt.
  Nehmen wir an der User sucht nach einem gewissen Beschluss. Diese sind nach Jahr und nach beschließendem Gremium klassifizierbar. Die Frage, die zu beantworten ist ist, weiß der User eher wann oder von wem der Beschluss getroffen wurde?
• Muster verwenden
  Wenn an einer Stelle im Dateibaum eine spezifische Abfolge an Ordnern (als Repräsentanten von Eigenschaften und Klassen) vorzufinden ist, dann sollten wir dies auch andernorts verwenden.
• Balance aus Breite und Tiefe
  Breite ist besser als Tiefe
  7 ist eine gute Zahl für die Breite
  Scrollen ist schlechter als Klicken

fremde Regel

Diese Regel ist eigentlich nicht im Rahmen der Anordnungen enstanden, aber dennoch hier erwähnenswert, da sie möglicherweise Entscheidungen beim Finden einer guten Anordnung beeinflusst:

• Erstelle niemals „Floating Folders“
  Ordner über z.B. „_Ordnername“ in der Liste (dank Sortierung) oben zu halten führt rasch zu Chaos und zu immer mehr floating-floating folders. Meistens werden floating folders auch verwendet um mehrere Klassen-Arten in einem Ordner zu mischen, was nach obigen Regeln eh unerwünscht ist. Es gibt in seltenen Fällen technische Gründe, die den Einsatz von floating folders sinnvoll machen, z.B. wenn es in jedem Ordner Meta-Daten gibt und man sich es nicht leisten kann eine Zwischenebene zur Trennung der Klassen-Arten einzuführen, da sonst der Pfad zu lang oder zu unleserlich würde.
  (Quelle: Namenskonvention für Dateien und Ordner)

Vorgehensweisen und Beispiele

AUSMISTEN

Aus den obigen Regeln und den aus den Zielen folgenden Prinzipien (also insbes. Intuitivität und Nachhaltigkeit) lassen sich folgende Vorgensweisen ableiten. Die meisten der folgenden Punkte sollten intuitiv klar sein und sind hier festgehalten um allfällige Zweifel auszuräumen.

• Eindeutigkeit, zumindest im Kontext
  Es ist ideal, wenn ein Ordnername nur ein einziges Mal in der gesamten Ordnerstruktur existiert. Dies ist allerdings in manchen Fällen unrealistisch. Beispiel sei der Ordner „2020“. Wenn man diesen sehr weit oben (name am Stamm) in einer Ordnerstrultur anlegen würde so könnte man vermutlich sicherstellen, dass es nur einen Ordner „2020“ in der gesamten Ornderstruktur gibt. Praktischer ist der Ordner „2020“ aber als Unterordner von z.B. „Rechnungen“, „Protokolle“ und „Fotos“. Die Eindeutigkeit wird also durch den Kontext hergestellt.
  Dies gilt logischerweise auch für Kombinationen. Es darf nicht einerorts „Rechnungen/2020“ und anderenorts „2020/Rechnungen“ geben.
• Ein Ordner, der eine Klasse repräsentiert muss untergeordnete Objekte dieser Klasse beinhalten
  Hier ist nicht unbedingt von Kindern die rede; Es können auch Kindeskinder etc. sein.
  Ein Ordner „Rechnungen“ kann direkt Rechnungen beinhalten. Es ist aber auch zulässig, wenn dieser in zunächst folgenden Ebenen Jahre und Monate beinhaltet, ehe man zu den eigentlichen Rechnungen gelang.
• Ein Ordner beinhaltet keine klassenfremden Objekte außer Ordner zur feineren Klassifizierung
  Der Ordner „Rechnungen“ beinhaltet keine Mietverträge oder andere Dokumente, die keine Rechnungen sind. Der Ordner „Rechnungen“ darf aber Ordner beinhalten, die Jahre repräsentieren, da diese zur feineren Einteilung der Rechnungen dienen.
  • Seltener benutzte Klassen kommen in der Navigation weiter hinten
    Zum Beispiel wird die Klasse „Jahr“ nicht nahe am Stamm verwendet werden, da es sehr viele Objekte gibt, die zwar in einen potentiellen Unterordner z.B. „Finanzen“ hineinfallen, aber selbst gar kein Jahr beinhalten, z.B. Finanzregelungen
• Ein Ordner enthält nur einer gemeinsamen Klasse zugehörige Kinder
  Das bedeutet Konstruktionen wie ein Ordner, der „Apfel“, „Birne“ und „Zwetschke“ enthält, sind erwünscht. Konstruktionen wie ein Ordner, der „Jänner“, „Februar“, „Zwetschke“ beinhaltet, ist unzulässig, da die ersteren beiden Elemente der Klasse „Monat“ sind und das letzte Objekt z.B. der Klasse „Obst“ angehört.
  • Objekte verschiedener Klassen innerhalb eines Ordners werden aufgeteilt
    Wenn man Objekte verschiedener Klassen zusammen in einem Ordner haben möchte muss man eine (oder mehrere) Zwischenebene(n) einführen. Will man sowohl Rechnungen als auch Lieferscheine im Ordner „Finanzwesen“ lagern, so macht man innerhalb des Ordners „Finanzwesen“ ensprechende Unterordner „Rechnungen“ und „Lieferscheine“ in
• Kinder dürfen sich in ihrer Bedeutung nicht überschneiden
  Es ist unzulässig „Februar“, „März“, „April“, „Frühling“ in einem Ordner anzulegen. Zwar kann man argumentieren. dass alle Objekte der Klasse Zeiträume angehören, aber die Überschneidung der Zeitbereiche würde verhindern, dass man eine eindeutige Entscheidung treffen kann, wo Objekte einzuordnen wären.
  • Schwierig aus einander zu haltende Begriffe vermeiden
    Es ist ungeschickt Buchhaltung und Rechnungswesen als gleichzeitig als Ordner zu verwenden.
• Ein Ordner repräsentiert maximal eine Klasse
  Ordner die eine Kombination von Klassen darstellen müssen zerteilt werden
  • Schnittmengen bildende Ordner werden gespalten und vertikal verschachtelt
    Es soll keine Ordner „Rechnungen 2020“ geben. Wenn diese Situation eintritt ist der übergeordnete Ordner „Rechnungen“ zu nennen und er untergeordnete „2020“.
  • Vereinigungsmengen bildende Ordner werden gespalten und horizontal angeordnet
    Es soll keinen Ordner „2020 und 2021“. Stattdessen wird es zwei Ordner geben: „2020“ und „2021“.
    

Tipps

• Ordner-Vorlagen sind ein nützliches Werkzeug. Zum einen erleichtert man sich die Arbeit beim erstellen wiederkehrender Strukturen, man verringert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und außerdem stellt man so sicher, dass sich die Unterbäume in einem Bereich ähneln, was die navigation vereinfacht.
• Text-Dokumente, die man durchsuchen und Beschlagworten kann und die mehreren Taxonomien gleichzeitig folgen könnten sind in einer Datenbank (z.B. diese Website) besser aufgehoben als in einem Dateibaum.

Externe Erfahrungen, Tipps und Anleitungen

sind im Artikel Ordnerstruktur gesammelt.

Historie

Diesers Regelwerk ist kontinuierlich im Laufe der Erstellung unserer Ordnerstrutur entstanden. Der letzte Review hat am 13.Mai 2022 durch den Kreis 01 stattgefunden (siehe Protokoll 2022-05-13 Kreis 01 JFX).

Weiterführende Artikel

Zuletzt bearbeitet am 5. Juli 2022 von Adrian Kowar